Objetivo del cargo: Asegurar el funcionamiento general de la oficina. Sus funciones consistirán en recibir a visitas locales e internacionales, recibir las llamadas telefónicas, comprar material de oficina y hacer un inventario adecuado de los equipos, material de marketing y apoyar al equipo de trabajo de México para garantizar la máxima productividad en cuanto a seguimiento a documentación. También se encargará de crear presentaciones y elaborar informes a nivel de gestión.
Responsabilidades del Office :
• Supervisar el funcionamiento general de la oficina. Contacto con empresa para limpieza, arreglos locativos u otros necesarios.
• Tener contacto con clientes en temas correspondientes a altas de clientes y/o contratos.
• Coordinar juntas y gestionar los calendarios del equipo de México cuando se requiera.
• Supervisar, orientar, formar y entrenar al equipo de México en temas concernientes a la oficina como seguridad y salud, actualización de políticas Covid, rutas de evacuación en caso de emergencia entre otros inherentes a la operación diaria, así como delegar tareas para garantizar la máxima productividad.
• Coordinar los viajes nacionales e internacionales, incluyendo las reservas de vuelos, hoteles y alquiler de coches.
• Adquirir suministros y equipos de oficina, así como mantener los niveles adecuados de existencias. Equipos de cómputo, elementos de bioseguridad, otros.
• Elaborar informes, redactar correspondencia y redactar nuevos contratos cuando se requiera.
• Crear presentaciones y otros informes a nivel de gestión. Seguimiento a altas, apoyo cuando se requiera en collect, informes requeridos por la dirección.
• Ser el contacto efectivo con IT cuando se requiera escalar algún tema correspondiente.
• Hacer seguimiento al repositorio de información de los clientes y sus altas.
• Apoyar la actualización del pipeline de la mano con finanzas. Alta de Jobs.
• Apoyar el envió de Forecast semana cuando se requiera.
• Desarrollar las políticas y procedimientos de la oficina, así como asegurar que se aplican adecuadamente.
• Ayudar en la planificación de la distribución de la oficina y en los traslados, así como en la gestión y el mantenimiento de la infraestructura informática.
• Gestionar el presupuesto de la oficina.
• Identificar oportunidades para mejorar los procesos y la gestión de la oficina, y diseñar e implementar nuevos sistemas
Apoyar a HR en temas locales como cumpleaños, base de datos de contacto del equipo de México.
• Apoyo en contratos, NDA u otros requeridos para el proceso comercial de alta de clientes.
• Apoyo a director en temas corporativos y personales como expenses, viajes, agenda de citas otros inherentes a la operación.
• Garantizar la compra de snacks para la oficina (miércoles).
• Administración de los empleados para acceso al edificio, estacionamientos y otros inherentes a la operación.
• Generar las correspondientes PO en Microsoft 365.
Principales KPI
• Días de entrega de altas de clientes. Archivo de altas.
• Inventario al día de equipos y material de marketing. Inventario de responsivas de ingreso y egreso de personal.
• Garantizar el pago de los servicios públicos.
• Proyecto nuevas oficinas.
• Proyecto celulares. Configuración de los equipos.
• Base de datos de proveedores.
• Welcome kit, recibimiento nuevos empleados.
Requisitos de Office Coordinator:
• Licenciatura o similar
• Cinco años de experiencia en administración de oficinas.
• Experiencia en como office coordinator.
• Excelentes conocimientos informáticos, incluido un alto grado de competencia en Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
Adicionales dependiendo de carga de trabajo:
• Aprender de gestión comercial.
• Apoyar en temas de marketing cuando sea necesario.
• Apoyar en temas de finanzas cuando necesario.
